Contrat
Une fois l'échange de jeunes approuve, une convention financier (contrat) passe
avec le bénéficiaire régit l'utilisation des fonds communautaires. Les groupes d'envoi et d'accueil s'engagent a remplir leurs obligations
contractuelles. Ils doivent mettre en ?oeuvre le projet conformément a leur demande de
subvention. Le groupe d'accueil et le groupe d'envoi partagent la responsabilité
de réaliser le projet selon les spécifications de la demande de subvention et d'assurer
l'évaluation et le suivi. Le groupe d'envoi a la responsabilité de justifier les frais de
déplacement et, avec le groupe d'accueil, les frais de préparation des participants et de planification du
projet.
La Commission européenne ou une agence nationale peut effectuer des visites sur place pour s'assurer du respect de la
totalité des obligations contractuelles.
Si, pendant le déroulement du projet, des éléments imprévus viennent perturber sa
réalisation, les partenaires doivent contacter immédiatement leurs agences
nationales, ou la Commission européenne, pour prendre les mesures qui
s'imposent.
Si le projet n'est pas mener a son terme comme prévu, l'agence nationale ou la Commission
européenne peut demander le recouvrement d'une partie ou de la totalité de la
subvention.
Assurance
Les groupes d'envoi et d'accueil sont tenus de prendre une assurance pour leur groupe
respectif. Celle-ci doit couvrir la maladie, l'accident, le ces, l'invalidité permanente et le rapatriement en cas de maladie grave ou
d'accident. L'assurance doit également couvrir la responsabilité civile et la perte des documents
d'identité et de voyage. Cette assurance devra compléter la couverture accorde
par les régimes de sécurité sociale nationaux, si le jeune peut en bénéficier
grâce au formulaire E111 ou un formulaire similaire.
Il est recommande aux groupes d'envoi et d'accueil de souscrire a l'assurance contractée
par la Commission européenne, en particulier pour les organisations d'envoi qui organisent des
activités de mobilise dans le contexte de la coopération avec des pays tiers. Ils peuvent toutefois
également traiter avec d'autres compagnies d'assurance, pour autant que la qualité
de la couverture soit la même.
Des renseignements complémentaires concernant l'assurance recommande par la Commission
européenne peuvent entre obtenus auprès des agences nationales ou des coordinateurs
nationaux.
