Comment réaliser un projet SVE?
Pour un volontaire
Dans la plupart des cas, les volontaires prennent eux-mêmes l'initiative de contacter les organisations d'envoi et parfois
d'accueil.
La première démarche consiste a trouver une organisation d'envoi et a consulter avec elle la base de
données des organisations d'accueil agréées disponible sur l'Internet
(contactez votre agence nationale pour y obtenir l'accès, cf. annexe). Les volontaires peuvent
également prendre contact avec une organisation d'envoi qui a déjà établi des relations avec une organisation
d'accueil.
Pour une organisation d'envoi
Une organisation d'envoi peut consulter la base de données des organisations
d'accueil, qui est accessible par différents moyens. Pour plus de détails, veuillez vous renseigner
auprès de votre agence nationale (cf. annexe). Elle peut également reprendre contact avec des partenaires avec lesquels elle a collabore
auparavant, dans la mesure ou ils sont déjà agrées en tant qu'organisations d'accueil du
SVE.
Pour une organisation d'accueil
Avant d'être agréée en tant qu'organisation d'accueil
Toutes les organisations d'accueil doivent être agréées par la Commission européenne. En premier
lieu, l'organisation d'accueil remplit un formulaire de manifestation d'intérêt et le soumet a l'agence nationale
(demandez a votre agence nationale a quel moment présenter votre manifestation
d'intérêt). Des comites de sélection, régulièrement convoques par la Commission
européenne, examinent les manifestations d'intérêt. Si une manifestation d'intérêt d'une organisation d'accueil est
approuvée, cette dernière est intégrée dans la base de données des organisations d'accueil et peut commencer a chercher une organisation d'envoi et un
volontaire. Il est a noter que l'approbation d'une manifestation d'intérêt ne garantit pas automatiquement que la
(ou les) demande(s) de financement d'un projet sera (ou seront) approuvée(s).
Après avoir été agréée comme organisation d'accueil
Les volontaires et les organisations d'envoi potentiels peuvent consulter la base de
données des organisations d'accueil (pour accéder a cette base, veuillez prendre contact avec votre agence
nationale) qui recense les descriptions de tous les projets. Une organisation d'accueil peut
être contactée a tout moment en vue d'établir un partenariat. Si l'organisation d'accueil a
déjà un partenaire et en a fait mention dans sa manifestation d'intérêt, cet
élément sera indique dans la base de données. L'idéal serait que les organisations d'accueil
répondent aux organisations d'envoi ou aux volontaires potentiels dans un délai
d'un mois.
Les organisations d'accueil peuvent également prendre l'initiative de contacter des organisations qu'elles connaissent
déjà ou avec lesquelles elles ont déjà collabore dans le cadre d'autres programmes ou
activités européens.
Comment présenter sa demande de subvention?
Lorsqu'un partenariat a été établi, les organisations d'accueil et d'envoi doivent
préparer leurs demandes de financement respectives, en remplissant ensemble les formulaires de demande de
subvention. Elles doivent les envoyer aux agences nationales des pays d'envoi et
d'accueil, dans les délais indiques au point B.5. Il convient autant que possible d'associer les volontaires a
l'élaboration des demandes de subventions, ce qui leur permet d'influer sur le contenu du
projet.
Un projet ne peut démarrer que lorsque les agences nationales du pays d'envoi et du pays d'accueil ont toutes deux approuve les demandes de
financement. Les partenaires recevront leur financement directement de l'agence nationale et seront responsables de l'ensemble des obligations contractuelles et de
l'établissement des rapports qui leur incombent dans le cadre de leur participation au
projet.
Veuillez noter que les instructions suivantes ne s'appliquent qu'aux projets de pays du
programme.
